Neues Mitarbeiterportal der LHS

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Mehrere gemeinsame Informationsveranstaltungen von IKS und dem Personal- und Organisationsamt der LHS bildeten in 2009 den Auftakt für das Umstellungsprojekt „Neues Mitarbeiterportal“, das im Januar 2010 erfolgreich abgeschlossen werden konnte.  Das neue Portal löst das bisherige Angebot ab und stellt künftig das interne Kommunikationsmedium der Stadtverwaltung dar. Über die (nur im internen Netz) erreichbare Webseite „mitarbeiterportal.saarbruecken.de“ findet man aktuelle Infos sowie häufig genutzte Anwendungen und Formulare.

Anlässlich eines Vortrages im Rahmen der Hausmesse IKS formulierte das Personal- und Organisationsamt noch einmal die Ziele, die sich die Verwaltung bei diesem Projekt gesetzt hatte.

Inhaltliche Ziele:

• Modernisierung des Layouts und Straffung der Inhalte
• Schneller und unkomplizierter Zugriff auf nutzerspezifische Informationen
• Verwaltung einer Vielzahl von Dokumenten
• Perspektivische Möglichkeit der Implementierung von Fachverfahren
• Ausbau zu einem umfassenden Mitarbeiterportal

Mitarbeiterportal > Anwendungen

Organisation:
Auch organisatorisch wurden einige Veränderungen vorgenommen. So wurde die Anzahl der Redakteurinnen und Redakteure vermindert. Neben einer zentralen Redaktion haben jedoch nach wie vor Interessensvertretungen, wie z.B. der Personalrat und die Frauenbeauftragte, sowie Querschnittsbereiche der Verwaltung eigene Redakteurinnen und Redakteure. Diese werden in der Bedienung der neuen Bearbeitungsfunktionen von IKS geschult. Alle weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich im Rahmen des internen Aus- und Fortbildungsprogramms über das neue Angebot informieren.

Mitarbeiterportal > Verwaltung

Technik:
Bei der Auswahl der Systemplattform hat IKS insbesondere Wert auf die Kompatibilität zu den eingesetzten Büroanwendungen und die Integration in die bestehende Benutzerverwaltung der Server (Active-Directory) gelegt. Damit kann eine aufwändige doppelte Benutzerverwaltung vermieden werden. Die Office-Kompatibilität erleichtert die Bedienung des Systems und vermeidet Verluste durch Konvertierung. Ebenso erleichtert eine leistungsstarke Suchfunktion den Zugriff auf Informationen, die in einer SQL-Datenbank abgelegt werden. Beim Betrieb im Rechenzentrum kamen Virtualisierungstechniken zum Einsatz, die eine hohe Verfügbarkeit der Lösung gewährleisten.

Mitarbeiterportal > Mitarbeiter

Erste Erfahrungen:
Bereits in der ersten Woche nach dem Neustart war eine beträchtliche Anzahl von Seitenaufrufen aus allen Fachbereichen zu verzeichnen. Auch wurde die integrierte Suchfunktion sofort von vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt. Anfängliche Schwierigkeiten beim Aufrufen der Seite von Benutzern außerhalb der Kernverwaltung konnten innerhalb kurzer Zeit beseitigt werden.

Mitarbeiterportal > Recht

Ausblick:
IKS wird die technische Weiterentwicklung in diesem Bereich auch künftig aktiv betreiben. Insbesondere in der team- und prozessorientierten Zusammenarbeit sowie der Integration von Fachanwendungen, Langzeitarchiven und unternehmensweiten Suchmaschinen in das Mitarbeiterportal sehen wir eine gute Möglichkeit die Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit noch besser zu unterstützen.